Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Dividend House Oy
Kalevankatu 4, 4 krs.
00100 Helsinki
info@dividendhouse.com
(jäljempänä ”me” tai ”Dividend House”)

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Hallintojohtaja Pirjo Koivisto
info@dividendhouse.com

Rekisterin nimi
ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERI

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat meidän oikeutetut etumme (esim. asiakassuhteen ylläpitämiseen ja hoitoon sekä laskutukseen liittyen), asiakkaan suostumus, sopimuksen täytäntöönpano ja/tai lakisääteinen velvoite.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • asiakassuhteemme hoitaminen,
  • sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,
  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen paremmin asiakkaidemme tarpeita vastaaviksi,
  • sähköinen ja suoramarkkinointi,
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi,

Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita (lista alihankkijoista alla). Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Käyttämämme alihankkijat, joiden kanssa tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä:

  • Tibio Oy
  • Model It Oy
  • Danske Bank Oy

Käytämme asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja myös profilointitarkoituksessa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle yksilöllinen asiakastunniste, joka tallennetaan rekisteröidyn päätelaitteelle. Tämä mahdollistaa meidän tai alihankkijamme yhdistellä palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja ja luoda näistä rekisteröidyn käyttäytymistä kuvaavaan profiilin.

Profiloinnin tarkoituksena on selvittää asiakaskäyttäytymistä markkinoinnin kohdentamiseksi ja palvelujen kehittämiseksi vastaamaan paremmin asiakkaiden tarpeita.

Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, syntymäaika, henkilötunnus, kansalaisuus, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, äidinkieli;
  • Lain vaatimat tiedot *kuten verotustiedot, tulotiedot, varallisuus, sijoitustoiminnan tavoite sekä muut laissa erikseen mainitut tiedot,
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
  • yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus* ja yhteyshenkilöiden nimet* sekä yhteystiedot*, tulos- ja varallisuustiedot;
  • asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sijoituksista, asiakkaan kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, asiakkaan maksutiedot sekä asiakkaan itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamat tiedot;
  • Muistiinpanot asiakkaan sijoitustoimintaan liittyvistä keskusteluista ja tapaamisista kuten olemassa olevat sijoitukset, tavoitteet, päätöksentekoaikataulut, ja milloin sovittu seuraava yhteydenotto;
  • rekisteröidyn käyttämää tietoliikenneyhteyttä sekä päätelaitetta koskevat tiedot kuten IP-osoite, laite-ID tai muu laitekohtainen tunniste sekä keksitieto (cookie);
  • tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu kuten tieto liittyen tapahtumailmoittautumisiin (sisältäen ruokavaliotiedon);
  • tieto liittyen rekisteröityä koskevaan suoramarkkinointikieltoon
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot


(*)Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, viranomaisilta, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi saatamme kerätä ja päivittää henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Voimme luovuttaa rekisterin tietoja muille konserniyhtiöillemme.

Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Voimme siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle osana toimintaamme. Jos teemme näin, varmistamme että kyseinen tieto on suojattu asianmukaisesti ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakas- ja markkinointirekisterissä olevat henkilötiedot poistetaan kun tiettyyn asiakassuhteeseen tai palveluun liittyvä kanne- ja reklamaatioaika on kulunut loppuun, tai markkinointitoimenpiteisiin käytettävä tieto on tunnistettu vanhentuneeksi tai tavoittamattomaksi.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Reksiteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Voit toimittaa kaikki tämän kohdan mukaiset pyynnöt ja vaatimukset henkilökohtaisesti tai kirjallisesti selosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muutokset tähän selosteeseen

Tehdessämme muutoksia tähän selosteeseen, päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Jos tekemämme muutokset ovat merkittäviä, voimme tiedottaa niistä sinulle muilla keinoilla, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia tai laatimalla asiasta tiedotteen kotisivuillemme. Suosittelemme, että tarkastat tämän selosteen säännöllisesti pysyäksesi tietoisena mahdollisista muutoksista.